17 Tips sobre teletrabajo desde casa contra el coronavirus

En las últimas semanas estamos asistiendo a una cascada de acontecimientos que nos esta llevando a la mayor experiencia de teletrabajo global.

El viernes pasado los trabajadores de EY en Madrid se vieron obligados a trabajar desde casa porque el jueves se detectó un caso en su sede en Madrid, el lunes se decreta el cierre de los colegios en la Comunidad de Madrid 15 días desde el 11 de marzo y hoy empiezan el teletrabajo en sus sedes centrales de las grandes empresas de nuestros país Santander, BBVA o Telefonica

Esta claro que la serie de acontecimientos que se han ido produciendo no es la vía ideal para instaurar el teletrabajo en muchas empresas. Pero puede que permita a muchos probar esta modalidad de trabajo desde casa y se les quite el miedo y también porque no decirlo, que a muchos “jefes” / directivos vean que los resultado positivos no son directamente proporcionales  al tiempo que nos pasamos sentados en una silla en la oficina.

Destacar que la experiencia, se va a desarrollar en los hogares de cada uno ya que la experiencia no va a ser un teletrabajo de urgencia en un viaje o algo mas organizado en un coworking. Nos tenemos que “apañar” en nuestros propios domicilios. Y esto no siempre es fácil (no vamos a entrar en temas niños porque nos da para un libro 😊)

Este articulo es fruto de la revisión en conjunto con Cristina Azpeitia, CEO de Sweet Dream Moment y que lleva años “teletrabajando” y la mía propia que teletrabajo parcialmente desde hace 5 años.

Rutina y hábitos aconsejables para que la  jornada de trabajo desde casa sea productiva

Te damos las claves  sobre como marcar rutinas y evitar distracciones. Normalmente son mas frecuentes que los que puedas tener en la oficina (o al menos serán de otro tipo a los que no estamos acostumbrados). El primer disclaimer es que la flexibilidad de aplicación de cada tip depende de cada uno de nosotros. Lo primero para tener una buena rutina de teletrabajo es conocerse a uno mismo.

Primeras claves para conseguir que el teletrabajo sea productivo

1. Seguir una rutina de horario. Es importante ponerte el despertador como si tuvieras un horario de entrada en la oficina. Esto ayuda a centrarte en que tienes una jornada de trabajo por delante.
2. Ducharte y vestirte  como si fueras a trabajar a la oficina (puedes utilizar ropa más cómoda pero nunca quedarte en pijama). En muchos casos piensa que, además, dependiendo de la empresa o del tipo de trabajo puede que tengas reuniones por video en el que debes tener una estética profesional.
3. Fijar y calendarizar tiempos de pausa, igual que tienes si estuvieras en la oficina. Es bueno tomarte un descanso para tomar un café. Incluso puedes hacer algunas pausas cortas para distraerte un poco como leer las noticias, el Instagram (😊), hacer una meditación corta o incluso hacer algunos estiramientos.
4. No ocuparte de tareas personales o de la casa en el horario designado a trabajar o en el caso que lo tengas algo que hacer si o si debes calendarizarlo o aprovechar un momento de pausa para hacerlo.
5. Planificar la noche anterior cuál será la comida para el día de trabajo y dejarla preparada o parcialmente cocinada para que durante la jornada de trabajo no te lleve más de 5-10 min calentarla o terminarla de cocinar  para comer.
6. Explica a amigos y familiares tu rutina de trabajo para que te ayuden. Sabiendo que no puedes tener interrupciones en tu jornada laboral exactamente igual que si estuvieras físicamente en tu puesto de  trabajo.  

Rutinas organizativas

7. Una medida aconsejable es tener un “timeblocking” o calendarización de las tareas solo de las reuniones. Te ayudara a priorizar y a tener consciencia del tiempo

Por ejemplo, un timeblocking básico podría ser:

9-10 Reunion seguimiento proyectos

10-12 Revision del mail

12 CAFÉ

1215-1330 Preparar documentos de presupuesto del primer semestre

…

Si te distraes mucho, una alternativa mas exigente es medir el tiempo que te lleva cada tarea e ir controlando. Te servirá como referencia para asegurar que la tarea lo acabas en el tiempo marco

8. Controla los tiempos con alarmas, muchas veces nos concentramos tanto en alguna tarea (o distracción) que nos pasa el tiempo volando. Puede que momentos de alta creatividad sean recomendables pero si tienes una agenda que cumplir es importante que seas conscientes de que se te puede ir la mañana y tareas urgentes quedar en el olvido por falta de tiempo
9. Un consejo mas general, pero cuando no teletrabajas es mas complicado de aplicar seria realizar lo primero la tarea que mas te cueste. Por ejemplo, si lo que más pereza te da es emitir las facturas de tu empresa, lo mas recomendable es hacerlo lo primero de todo y podrás asegurar así que afrontas el día sin el pensamiento constante de “Tengo que hacer las facturas…bufff….que pereza!”                   😊
10. Designar un lugar propio para trabajar (si es posible con luz natural y alejado de distracciones). Tener un lugar dedicado exclusivamente a trabajar. Esto es trasladar lo que ya tenemos en la oficina a casa. Es importante que tengas un lugar en casa donde tengas todo lo necesario para poder trabajar a gusto y con acceso a limitado para el resto de miembros de tu casa. Si esto en tu casa, no es posible puede que fuera bueno revisar si en casa de algún familiar puedes disponer de este espacio (descartamos coworkings por la misma razón que se descartaría ir a al ofi. )

Herramientas a utilizar en una rutina de teletrabajo

Variara dependiendo de tu trabajo en líneas generales podemos destacar:

11. Tener preparados las y probadas con VPN las herramientas / aplicaciones que utilices en el dia a dia. Esto es recomendable que lo hagas antes de empezar el teletrabajo! Fundamental.
12.  Las Herramientas de videollamada que necesites para comunicarte. Es importante que las tengáis actualizadas y preparadas para ser usadas. Os podemos recomendar zoom, teams y Skype.
13.  Cuidar el uso del móvil es importante que centremos su utilización para cosas de la jornada laboral. Es una de las mayores fuentes de distracción.
14.  El uso del móvil, es fundamental tener la versión app de las herramientas y añadir el sistemas mensajería que utilices habitualmente slack, whats app, teams, telegram…
15.  Si queréis probar el control de tiempos de las tareas. Os recomendamos Toggl como herramienta para medir el tiempo. Es espectacular pero tienes que ser muy ordenadito
16.  Comprueba que en tu espacio de trabajo tienes buena cobertura de móvil, recibirás muchas llamadas y tendrás audioconferencias.  Mínimo comprueba que tengas cobertura de manera continuada en una llamada larga

Ayudas al teletrabajo

17. Si eres una pyme y no tienes preparado los sistemas 100 %, hay muchas empresas que se están volcando. Por ejemplo:
    • Santander abierto una línea de financiación para paliar los impactos del paron provocado por coronavirus.
    • Microsoft ofrecerá teams gratuito los próximos 6 meses.
    • Telefonica ofrece gigas gratis e incluso el Movistar junior para los que tenga los niños por casa.

Conclusión

No hay una secreto mágico para teletrabajar, simplemente debemos tener las rutinas que nos hagan lo mas eficientes posibles. A cada persona le serán mas útiles unas herramientas que otras, así que prueba y con la experiencia descarta o aplica. 😊