Gestion del Mail – Buscando el orden en el caos

Si dividiera el dia en porcentajes y por facilitarlo pongamos que hago una jornada de 12 horas diarias, entre un 25 y 50 % del tiempo lo invierto en la gestión del mail. Esto es, entre 3 o 4 horas diarias.

Creo que solo excepto dormir, es la tarea a la que más tiempo dedico! Por tanto, una pequeña mejora puede hacer mejorar mucho la productividad.

En este post, voy a tratar de lanzar medidas para mejorar mi eficiencia en la gestion de los mails con el objetivo de aumentar mi productividad.

 Cifras (mails diarios)

En lunes cualquiera, en este caso el del dia 11/06, sin especial ruido y con un numero de reuniones normal (el 80 % – 90 % del tiempo de oficina) solo en mi cuenta en el Santander recibí 404 mails.

A esto hay que añadir unos 50 mails por cada proyecto “grande” en Sweet Dream Moment y Procivas y entre 5 y 10 por cada proyecto pequeño.  Me deja cada día con mas de 500 correos, una locura!

Causas

A parte de los correos habituales de trabajo, me llegan muchos correos informativos, ficheros, alertas…todo pasa por el Mail

En el caso de los proyectos personales, tenemos alertas montadas por cada pedido o variación de stocks en Sweet Dream Moment o por cada nuevo movimiento bancario en Procivas. Tambien tengo alertas de la disponibilidad de todas las web, informes de google analytics, newsletter…

As Is – Gestion Actual del correo electrónico

Cada uno tiene su sistema, yo después de la reflexión para escribir el post. Me ha dado cuenta que gestiono el correo de manera similar a como estudiaba.

Cuando afrontaba un examen, la manera era leer infinitas veces del principio al fin el temario o un tema en concreto hasta que me quedaba con la idea completa. Me costaba mas estar con un tema durante mucho hasta comprenderlo y preferia avanzar y entender la asignatura en global.

Con la gestión del mail es parecido, tengo objetivo de mailbox cero que en mi caso en la practica es difícil de ejecutar porque dentro del gran numero de correos que recibo, hay una gran parte que supone revisar documentos de definición de proyectos, gestionar presupuestos…realizar alguna tarea al fin y al cabo que me lleva cierto tiempo.

La alternativa que he tomado ha sido leer todos los correos intentando mantener el inbox cero. Los que necesitan una revisión marcar como seguimiento. Estos correos en seguimiento los reviso en una gestion posterior en cuanto tengo mas calma.

Ventajas del sistema de gestion de mail

Normalmente, estoy actualizado con todo lo que pasa y puedo ir midiendo con que temas tirar según la urgencia e importancia que tenga en cada momento.

En todo caso, sé que todo correo al menos lo he recibido y si no me he centrado o dado respuesta es porque no era urgente (ojo que si que puede que fuera importante).

Hay personas que prefieren gestionar correos y terminarlos de manera completa. Esto supone en muchos casos que tienen mails como si nos los hubiese recibido. Esto nos le da información del global y puede que se pierdan correos clave. Además, estos correos quedaran en el olvido.

Desventajas de mi sistema de gestión de correos

En la práctica, traslado parte de los mails del estado no leidos a la de seguimiento. Con ello, llega cierto momento que tengo un carpeta con cientos de correos en seguimiento. Por tanto, se genera un problema de mantenimiento de esta carpeta por tres razones:

• Resolución sin cambiar el marcaje del seguimiento (comenzamos a acumular)
• Perdida de prioridad
• Duplicidad de marcas en un mismo hilo de correos

Tengo mayor facilidad para procrastinar gestión de tareas para contestar algún mail, que si en el momento que lo leyera actuara.

Ademas, el acumular correo en seguimiento supone revisiones y rerevisiones de un mismo mail por no haber actualizado la marca. Es un gran punto de mejora de productividad

To Be

Analizado el As Is, creo que debemos atacar dos puntos:

– Reducir los correos a temas importantes. Por tanto, la idea es marcar reglas (ya tengo alguna) para archivar los correos informativos y periódicos en una carpeta. Esto va a provocar un win win. Tengo localizados todos los ficheros en un solo punto y reduzco los correos de entrada

– Categorizar los correos marcados. Por ahora, he definido dos marcas:

• Azul: Hilos en seguimiento. Son mails donde no tengo que actuar pero si que tengo estar informado
• Amarillo: Hilos donde tengo realizar una acción. Esto me permite en el momento que tenga un hueco en la agenda sacar los correos pendientes de una acción por mi parte.

Gestion de correo en pequeños proyectos

En estos casos soy un poco más desorganizado, la gestión la hago por móvil normalmente y aquí si que utilizo la regla del inbox cero y dejo en no leído todo lo que requiera una acción por mi parte.

En la práctica, tengo una media de 30 correos en vuelo y por tanto no acabo de cumplir la regla nunca. El modelo por ahora lo voy a mantener ya que el móvil me da flexibilidad y no pierdo excesiva calidad.

Mejoras

Fijar un hueco en la agenda semanal para desatascar el correo e intentar poner un corte semanal (finde) para llegar al lunes sin alertas en el gestor de mail del móvil

Limitar el envio de libros, artículos, podcast… que mando al correo y derivarlo a un trello. Ahora mismo, utilizo el mail personal como recordatorio de información interesante que quiero revisar después. Realmente, no funciona muy bien y normalmente es un correo que acabo marcando como leído sin haber revisado el contenido… 🙁

Plan

Me voy a dar un plan de 3 meses y en septiembre revisamos si el modelo ha mejorado o no. Esta semana espero dejar categorizado el mail del Santander y el inbox a cero de los proyectos personales.

Debate

¿Cómo gestionas todos los correos que llegan en el dia a dia? Espero tus comentarios en linked in o twitter!

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